МГИМО внедрил систему управления проектами на базе цифровой платформы «Адванта»

 © www.advanta-group.ru

Московский государственный институт международных отношений (МГИМО) — один из ведущих российских и мировых вузов, готовящий специалистов на 15 факультетах и учебных институтах по 18 направлениям. Университет представлен кампусами университета в Москве на проспекте Вернадского, в Одинцово и Ташкенте. МГИМО официально включен в Книгу рекордов Гиннесса как университет с преподаванием самого большого количества государственных иностранных языков — 53.

В портфеле вуза более 150 проектов. В основном это проекты, связанные с разработкой учебных программ и курсов, написанием статей и учебников, созданием сайтов и информационных систем, в том числе в партнерстве с другими университетами или научными организациями.

Два года назад МГИМО стал участником государственной программы поддержки университетов «Приоритет 2030». Программа рассчитана на 10 лет. Участвующие в ней вузы получают из федерального бюджета гранты, которые могут расходовать на реализацию и развитие новых проектов и направлений. Для эффективного управления проектами в рамках госпрограммы в университете был создан Проектный офис. В 2023 году для поддержки процессов проектного управления и отслеживания KPI в проектах внедрена ИТ-система на базе платформы «Адванта».

Ситуация до внедрения системы «Адванта»

Требовался надежный ИТ-инструмент, который позволил бы логично выстроить дерево проектов, структурировать все проекты университета в едином реестре, регулярно получать по ним оперативную и достоверную отчетность.

Таким инструментом стала информационная система управления проектами «Адванта». Одним из ключевых условий выбора стало то, что это российская платформа, разработанная с использованием отечественного опыта управления проектами. Она предлагает широкий функционал, удобную визуализацию и возможность анализа данных в разных разрезах. Также в пользу системы сыграл тот факт, что вендор является резидентом «Сколково», а сам продукт хорошо зарекомендовал себя в качестве инструмента автоматизации процессов управления в госструктурах.

Задачи, которые поставил заказчик перед внедрением системы

• Внедрить единый инструмент мониторинга портфеля проектов университета и удобную среду для коммуникации участников проектов
• Оптимизировать процессы проектного управления, выстроить механизм сбора и систематизации большого объема данных по проектам
• Автоматизировать регулярную подготовку внутренней и внешней отчетности
• Обеспечить визуализацию с возможностью детальной оценки ситуации по проектам и портфелю через интерактивные онлайн-дашборды

Что было сделано в процессе внедрения

1. Создано дерево проектов под действующую оргструктуру и бизнес-процессы вуза. Все проекты находятся в одном месте и выстроены в иерархическом порядке. Есть возможность привязки и хранения проектных документов. Вся информация доступна 24×7.
2. В систему перенесены все действующие проекты университета: настроены шаблоны типовых проектов, заполнены их паспорта (карточки), назначены руководители. Проекты объединены в портфель, установлен период сбора и предоставления отчетности как по отдельным проектам, так и по портфелю в целом.
3. Внедрена методика управления по контрольным точкам. Заданы уровни контрольных точек, сроки, ответственные за их достижение. Это позволяет вести поэтапный контроль, отслеживать степень выполнения проектов, прогнозировать риски.
4. Ведется сбор статусов по контрольным точкам, проектам и портфелю в автоматическом режиме. Для этого в системе настроены отчеты и дашборды с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем: наличие согласованного плана-графика, выполнение задач по каждому проекту. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.

Какого результата удалось достичь

• На базе «Адванта» cоздана цифровая система управления проектами развития одного из крупнейших вузов страны. Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
• Повысилась прозрачность и управляемость процессов и проектов университета. Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом. Налажена система согласования смет в привязке к дереву проектов, ведется мониторинг и выгрузка данных по финансам проектов в рамках госпрограммы.
• В несколько раз сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам (внутренней — для руководства университета и внешней ­- для Минобрнауки и Минцифры России).
• Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по проектам.

Артем Мальгин, проректор по развитию МГИМО:

«МГИМО — первый российский университет, внедривший у себя отечественную систему управления проектами „Адванта“. Благодаря этому нововведению мы смогли структурировать существующие процессы и выстроить понятный для всего нашего большого коллектива и проектных команд механизм сбора данных и обмена информацией. Это позволило нам в разы сократить время подготовки отчетов и ведения аналитики, быстро реагировать и отвечать на запросы регуляторов и оператора программы академического стратегического лидерства „Приоритет-2030“».

Хочешь всегда знать и никогда не пропускать лучшие новости о развитии России? У проекта «Сделано у нас» есть Телеграм-канал @sdelanounas_ru. Подпишись, и у тебя всегда будет повод для гордости за Россию.