Внедрена система управления образовательными проектами

КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования» был учрежден в июле 2012 года Министерством образования и науки Хабаровского края. Институт реализует программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации педагогов, специалистов и руководящих работников. За без малого 7 лет успешной работы Институт реализовал более 75 проектов в сфере профессионального образования, профориентации, науки и повышения квалификации.

Направления, по которым ведутся проекты института: научные, социальные, WSR (WorldSkills Russia), образовательные, межрегиональные и международные, собственные проекты развития. Одновременно реализуется порядка 30 проектов.

Институт в цифрах:

• 32 структурных подразделения
• 6 направлений проектной деятельности
• 27 техникумов и колледжей объединяет
• 100 участников проектов

Проектный подход — совершенно новый вид управления для образовательной организации и системы профессионального образования Хабаровского края в целом. Руководство Института видит в нем большой потенциал для развития и стремится сделать проекты более эффективными и прибыльными. Для этого в структуре Института был организован проектный офис, разработана методология проектного управления и внедрена автоматизированная система управления проектами на базе платформы ADVANTA.

Цель

• Переход на качественно иной уровень управления проектами
• Соответствие тенденции применения проектного подхода в госорганах

Задачи

• Внедрить подход к работе на результат
• Обеспечить контроль отклонений по срокам выполнения проектов и влияния изменений на проекты
• Разграничить проектную и операционную деятельности Института
• Определить четкие зоны ответственности исполнителей за содержание и сроки реализации проектов
• Обеспечить руководству возможность принимать своевременные и точные решения по проектам

Результаты

• Проекты организованы по структуре портфелей, определен универсальный профиль проектов.
• Применена методика управления по контрольным точкам. Введены 2 уровня КТ.
• Настроена автоматическая рассылка единой формы сбора фактических данных.
• Настроены процессы согласования данных.
• Разработаны шаблоны типовых фрагментов сетевого графика проекта.
• Настроены 6 видов отчетов: дорожные карты, отчет по портфелям проектов, отчет с индикацией отклонений по срокам, отчеты по исполнительской дисциплине, финансам, проблемам проектов.
• Реализован механизм эскалации проблем в проектах от исполнителей.
• Выделена зона для операционной деятельности (на примере проектного офиса).
• Проводятся регулярные совещания по статусу проектов и портфеля на основе данных из системы ADVANTA.
• Проведено обучение участников проектной деятельности работе в системе.
• Проведено обучение целеполаганию по SMART, методике управления по КТ, основам сетевого планирования для сотрудников проектного офиса.

Ася Ефимова, руководитель отдела организации и координации проектной деятельности в системе профессионального образования КГАОУ ДПО «Хабаровский краевой институт развития системы профессионального образования»:

«Автоматизация проектного управления поставила перед нашей организацией следующие задачи — внедрить проектное мышление и систему управления проектами, чтобы инициировать и реализовывать проекты в соответствии с международными и российскими стандартами проектного управления.

До внедрения системы ADVANTA не было единой оперативной координации проектов Института в части единообразия инициации проектов и оперативности контроля — ресурсов сотрудников проектного офиса для этого не хватало. Сегодня ПО работает не только для нужд Института, но и в целом для системы профессионального образования Хабаровского края (это 27 техникумов и колледжей), кроме этого, на его базе реализуется 5 собственных проектов.

Система автоматизировала процесс сбора контрольной информации по проектам: это касается сроков, внесения изменений, единой формы устава проекта и механизма инициации. Мы внедрили единую форму устава проекта, стали отсмартовывать цели, результаты проектов, отслеживать, сколько ресурсов затратили на реализацию и что получили в итоге. До этого подобные показатели считали очень укрупненно, без учета внесения изменений в ходе реализации проектов.

С внедрением системы сотрудникам проектного офиса и коллективу Института стало проще и удобнее работать. Автоматизирована система сбора отчетности и постановки задач по крупным проектам, реализуемым не одним структурным подразделением».

Факты о системе

• 34 проекта заведено в систему
• 721 задача
• 534 контрольные точки
• 60 пользователей

Хочешь всегда знать и никогда не пропускать лучшие новости о развитии России? У проекта «Сделано у нас» есть Телеграм-канал @sdelanounas_ru. Подпишись, и у тебя всегда будет повод для гордости за Россию.